Alles over feedback geven en ontvangen in een team

Met behulp van feedback kunnen collega's elkaar aanspreken op werkzaamheden, specifieke ontwikkelpunten of gebeurtenissen. Feedback is namelijk in feite niets meer dan een terugkoppeling op iets dat iemand gedaan heeft. Die actie heeft meestal effect op anderen. Als dat effect negatief is, kan feedback helpen om dit de volgende keer te voorkomen.

Feedback is daarmee een communicatievorm waar werknemers zich in eerste instantie soms wat ongemakkelijk bij kunnen voelen. Aangesproken worden op je acties kan namelijk als onprettig worden ervaren. Zeker als het aanspreken niet op een juiste, opbouwende manier wordt gedaan. En dat maakt het voor de gever van feedback natuurlijk spannend. Helaas zien we nog te vaak dat er binnen een team daarom voor wordt gekozen om de feedback maar niet te geven. En dat is zonde, want op een juiste manier feedback geven helpt iedereen verder.

Feedback geven is absoluut onmisbaar voor het goed functioneren van een team. Want door het geven van feedback kunnen situaties en handelingen worden geëvalueerd, zodat werknemers het de volgende keer beter kunnen doen. Dat zorgt voor de professionele ontwikkeling van werknemers en betere individuele en teamprestaties. Wij moedigen ieder team dan ook van harte aan om vooral wél feedback te geven. We sommen een aantal concrete voordelen voor je op:

Het geven van feedback binnen een team zorgt voor nieuwe inzichten. En die inzichten zijn belangrijk om als team beter te kunnen functioneren. Het team gaat efficiënter werken en de samenwerking tussen collega's wordt geoptimaliseerd. Heel kort gezegd: het team groeit van feedback. Dat merk je binnen afzienbare tijd aan de teamprestaties.

Feedback draait er primair om om fouten of inefficiënte processen en handelingen in de toekomst te voorkomen of in ieder geval tot een minimum te beperken. Een feedbackcultuur zorgt dus voor minder fouten, en dat resulteert vaak weer in minder extra kosten, meer tijdswinst en betere prestaties.

Feedback geven en ontvangen draagt bij aan de persoonlijke ontwikkeling van de gever en de nemer. Want door feedback stimuleer je elkaar om als mens en als medewerker door te groeien naar een hoger level. Door het geven van feedback houdt je elkaar scherp en daag je elkaar uit om te groeien. Op die manier kan je elkaar helpen om het optimale uit jezelf te halen.

Erkenning, waardering en ontwikkeling zijn drie belangrijke bouwstenen voor de vitaliteit en het werkgeluk van werknemers. Door als leidinggevende voldoende bezig te zijn met de feedbackcultuur voorzie je werknemers in die drie factoren. Dat vergroot hun welzijn.

Feedback geven in een team kan zoals gezegd best wel spannend zijn. Dat kan meerdere redenen hebben. Wellicht weet iemand niet hoe feedback gegeven hoort te worden. Of misschien is iemand bang dat het de relatie schaadt, omdat het nog onduidelijk is hoe de ontvanger gaat reageren.

Als manager moet je niet zo maar voorbij gaan aan die spanning. Want feedback is ook niet iets dat je zo maar even geeft. Het is belangrijk om de feedback technieken goed te kennen en daar voldoende ervaring mee te hebben. Onderstaande stappen kunnen helpen om al iets meer feeling te krijgen met het onderwerp.

Denk als werknemer of als manager goed na over een moment waarop je feedback zou kunnen geven. Doe dit bij voorkeur niet net nadat er iets heeft plaatsgevonden. Je zit dan vaak nog iets hoger in je emotie en kan de situatie nog niet helemaal overzien. Vol emotie kun je boos reageren, geïrriteerd overkomen of op een andere manier de boodschap niet goed over kunnen brengen. Gun jezelf dus even de tijd om tot rust te komen. Feedback geven kan tijdens een vergadering, één op één of op een moment dat je samen pauze hebt. Bedenk goed wat je precies meer of minder wilt zien van de ander. Bereid het gesprek gerust voor om goed beslagen ten ijs te komen.

Het moment is daar: je gaat je collega feedback geven. Een spannend moment, want als het niet goed gaat kan je de relatie tussen jou en je collega meer kwaad dan goed doen. Maar als je duidelijk, constructief en prettig feedback geeft ga je dat zeker voorkomen. Hanteer daarom de belangrijkste feedbackregels:

• Concentreer je met je feedback alleen op veranderbaar gedrag;
• Beschrijf concreet en specifiek gedrag dat je zelf hebt gezien of gehoord;
• Gebruik altijd een 'ik'-boodschap;
• Geef duidelijk aan welk effect het gedrag van de ander op jou heeft;
• Laat je gesprekspartner altijd reageren;
• Vraag om het gedrag dat je in de toekomst graag zou zien;
• Ga samen op zoek naar oplossingen of verbeteringen.

En dan volgt de reactie. Een reactie is niet altijd te voorspellen. Denk er in ieder geval om dat jij net je zegje hebt mogen doen, en dat je daarom nu ook met onverdeelde aandacht luistert naar je collega. Aan een verhaal zitten namelijk altijd twee kanten, en soms zelfs meer! Is je collega het niet eens met de feedback? Probeer dan de gevolgen en de oplossing nog beter te verwoorden of probeer samen met je collega tot andere oplossingen te komen.

Wij zijn Incompany Trainer. De grootste aanbieder van incompany trainingen. Met meer dan 50 verschillende trainingen helpen we met veel plezier klanten door heel Nederland. Voor teams die moeite hebben met de feedbackcultuur hebben we onze incompany training Feedback geven en ontvangen. Hierin ontdekken collega's alles over feedback, en leren ze skills en tools om de stof direct zelfstandig in de praktijk te brengen.

In deze trainingen maken we gebruik van onze ‘actief leren’-methode. Dat betekent dat onze ervaren trainers de theorie veelvuldig afwisselen met praktijkelementen, zoals opdrachten, rollenspellen en verschillende oefeningen. Zo ontstaan direct inzichten en krijgen deelnemers de nieuwe kennis en kunde razendsnel onder de knie. Het leerrendement is daarmee zo optimaal mogelijk.

Hebben jullie interesse in een incompany training? Of willen jullie eens vrijblijvend sparren over de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met ons op. Onze training coördinatoren denken graag met je mee over de beste inhoud voor jullie ontwikkelbehoefte.