Een en al oor: vijf tips voor effectief luisteren op de werkvloer

Effectief luisteren is een essentiële vaardigheid voor elk teamlid. Tegelijkertijd raakt deze vaardigheid nog wel eens ondergesneeuwd op de werkvloer. Een tekstberichtje geniet vaak de voorkeur boven een gesprek en op kantoor kan het te druk en luidruchtig zijn om de volledige aandacht aan de gesprekspartner te geven.

Dat is jammer, want effectief luisteren verbetert de communicatie, samenwerking en verbinding tussen de teamleden. Dat verhoogt wederom de productiviteit, de werksfeer en de werkmotivatie. Gelukkig is effectief luisteren te leren. Hieronder leggen we eerst kort uit wat effectief luisteren betekent. Daarna delen we vijf handige tips om nog effectiever naar je collega’s te luisteren.

Effectief luisteren betekent dat je begrijpt wat de ander écht wil overbrengen. Het gaat dus niet alleen om wat iemand zegt, maar ook om hoe iemand het zegt. Wanneer een collega bijvoorbeeld vertelt dat hij een dagje minder gaat werken, is het belangrijk om ook op de toon en de blik van je collega te letten. Zegt hij het met een grote lach op zijn gezicht, staart hij naar zijn schoenen tijdens het praten of hoor je juist opluchting zijn stem? Door als het ware tussen de regels door te luisteren, kun jij passend reageren en zinvolle vervolgvragen stellen.

Effectief luisteren gaat niet altijd vanzelf, maar het is wel te leren. Door het volgen van een training Effectief luisteren leren jij en je team praktische technieken om effectief te luisteren. Hieronder delen we alvast vijf handige tips om het luisteren op de werkvloer te verbeteren:

Om effectief en actief te luisteren dien je het verhaal van je collega jouw volledige aandacht te geven. Zet je eigen gedachten even opzij en laat multitasking achterwege. Stuur niet tussendoor een appje, check niet met een half oog je binnenkomende e-mails en stel niet alvast in gedachten een boodschappenlijstje samen. Door af en toe te knikken of bijvoorbeeld ‘hmmhm’ of ‘ja’ te zeggen, geef je aan dat je het verhaal volgt en dat je nog steeds aandacht hebt voor je collega.

Effectief luisteren gaat niet alleen om het horen van de woorden, maar ook om het opvangen van non-verbale signalen. Kijk je collega daarom aan – waarbij je niet continu indringend in de ogen hoeft te staren – zodat je zijn of haar gezicht en houding kunt observeren. Aan een gezichtsuitdrukking kun je bijvoorbeeld zien of je collega blij, geïrriteerd of verdrietig is. Het opmerken van deze non-verbale signalen is essentieel om de boodschap van je collega te begrijpen.

Effectief luisteren betekent niet dat je als luisteraar continu muisstil moet zijn, maar het is wel belangrijk om je collega rustig te laten uitpraten. Onderbreek het verhaal niet om je eigen ervaring of mening naar voren te brengen en draag ook niet meteen een oplossing aan voordat je collega alles heeft verteld. Wanneer je gesprekspartner bijvoorbeeld aangeeft dat hij een probleem heeft met een klant, onderbreek hem dan niet met een verhaal over de geweldige band die jij met je klanten hebt.

Wanneer je collega even pauzeert, kun je wanneer nodig kort samenvatten wat er is gezegd. Zo weet je zeker dat je alles goed hebt begrepen en ruim je misverstanden uit de weg. Als je gesprekspartner bijvoorbeeld vertelt hoe hij de website wil verbeteren, kun je zijn ideeën nog eens opsommen. Ook heb je de mogelijkheid om vervolgvragen te stellen of een compliment te geven, bijvoorbeeld ‘ik merk dat je er goed over hebt nagedacht’.

Angst voor stiltes kan ervoor zorgen dat je minder effectief luistert, omdat je meer bezig bent met het opvullen van stiltes, dan met het verhaal van je collega. Het is echter helemaal niet erg om een stilte te laten vallen om na te denken over een passende reactie. Ook hoef je niet meteen een pasklaar antwoord te hebben. Zeg bijvoorbeeld: ik denk er even over na en kom er bij je op terug. Probeer daarnaast niet de zinnen van een collega af te maken wanneer hij of zij naar woorden zoekt, maar gun je gesprekspartner de tijd.

Bovenstaande tips zijn gericht op communicatie op de werkvloer. Je kunt ze echter ook toepassen wanneer je effectief naar bijvoorbeeld je ouders, vrienden of je partner wilt luisteren.