Hoe ontwikkel (en benut) je de kracht van zelforganiserende teams

Zelforganiserende of zelfsturende teams komen in steeds meer organisaties voor. Het is de laatste jaren een absolute HR trend binnen het bedrijfsleven. Een traditionele organisatiestructuur kennen we allemaal. Die structuur wordt onder andere gekenmerkt door een duidelijke rangorde en rolverdeling. Er is een manager, er zijn teamleden en iedereen heeft zijn of haar eigen verantwoordelijkheid en taak. Daarnaast krijgt het team hulp van andere teams op specifieke onderdelen zoals bijvoorbeeld de planning.

De tegenhanger van deze traditionele structuur is het zelfsturende team. In deze teams werken teamleden gelijkwaardiger en zorgt het team zelf dat ze kunnen werken, met zo min mogelijk invloeden van andere teams of afdelingen. Ze regelen het meeste zelf. En dat brengt voordelen met zich mee. Werknemers voelen zich meer betrokken, ervaren meer vrijheid en vergroten hun zichtbaarheid en impact. Dat zorgt op zijn beurt weer voor betere prestaties, meer motivatie, meer innovatie en meer werkgeluk.

Veel organisaties denken dat het opstellen van zelfsturende teams diepgaande consequenties heeft voor de organisatie. Kort gezegd: dat de hele organisatie op de kop moet om zelfsturende teams te realiseren. Maar geen zorgen, want in de praktijk hoeft dit niet zo spannend te zijn.

Ons advies: kijk eens wat je op kleiner niveau kan doen. Gaat er binnenkort een projectgroep van start? Maak dit team zelfsturend en kijk wat de resultaten zijn. Zijn ze succesvol? Dan kan je op steeds grotere schaal experimenteren met zelfsturende teams.

Medewerkers willen steeds vaker zelfstandig kunnen beslissen over hun werk. Ze willen zelf bepalen hoe ze hun kennis en vaardigheden inzetten om hun taken goed uit te voeren en om de prestaties te waarborgen. Om dat te kunnen doen verwachten ze vertrouwen vanuit de organisatie. Vertrouwen dat er professionals aan de slag zijn die hun werk zelf optimaal kunnen inrichten.

Met een zelfsturend team laat je als organisatie zien dat dat vertrouwen er is. Er wordt niet voor de medewerkers gedacht, maar mét de medewerkers gedacht over de werkzaamheden. En zodra alle kaders duidelijk zijn, mag het team daarbinnen zelf bepalen hoe ze tot resultaat gaan komen. En dat brengt een breed scala aan concrete voordelen met zich mee. Om je daar een beeld van te geven sommen we hieronder een aantal belangrijke voordelen voor je op:

Zelfsturende teams houden hun processen en uitvoering frequenter tegen het licht dan teams die niet zelforganiserend zijn. Dat betekent dat er meer wordt nagedacht over optimalisaties, waardoor processen en taken effectiever en efficiënter kunnen worden uitgevoerd.

Samen je eigen boontjes doppen zorgt voor meer teamgevoel en onderlinge verbinding tussen collega's. De gedeelde verantwoordelijkheid stimuleert het teamgevoel en zorgt ervoor dat mensen eerder en vaker bereid zijn om elkaar de helpende hand toe te steken.

Als zelfsturend team neem je gezamenlijk beslissingen. Dat betekent dat teamleden allemaal worden betrokken bij belangrijke besluiten. Ze mogen meepraten en meedenken. Daardoor voelen medewerkers in een zelfsturend team zich meer betrokken bij de organisatie. Ze voelen zich verantwoordelijk voor de processen en nemen verantwoordelijkheid voor de resultaten.

Medewerkers voelen zich meer gewaardeerd omdat ze inbreng hebben in de processen van het team en de organisatie. En die waardering vertaalt zich weer door in blije, gelukkige werknemers.

Zelfsturende teams brengen een breed scala aan bijvangst en positieve neveneffecten met zich mee. Om er een paar te noemen: werknemers voelen zich vitaler, worden ambassadeurs van de organisatie, groeien in zelfvertrouwen, verbeteren hun moraal, zijn loyaler, et cetera et cetera.

Voordat je een zelfsturend team neerzet is het belangrijk om afspraken te maken over de kaders van het team en de doelstellingen. Want zelfsturende teams moeten niet 'een leuk project' zijn, maar een serieus experiment om te kijken of de organisatie zichzelf kan verbeteren. De verwachtingen op deze gebieden kunnen tussen de werkgever en werknemers nog wel eens van elkaar verschillen. Daarom zijn duidelijke afspraken belangrijk. Het is belangrijk dat een zelfsturend team én de organisatie op één lijn zitten.

Daarnaast is inzicht in elkaar erg belangrijk voor een zelfsturend team. Want alleen door onderling inzicht kan je elkaar in de kracht zetten en kwaliteiten optimaal benutten.

Een zelfsturend team samenstellen doe je vanuit de persoonlijkheden en kwaliteiten van medewerkers. Het is bijvoorbeeld dat deze zaken goed in balans zijn, zodat iedereen de juiste rol kan invullen binnen het team. Zo zorg je ervoor dat iedereen optimaal gemotiveerd is en in zijn of haar kracht staat.

Een zelfsturend team bestaat bijvoorbeeld uit verschillende typen mensen - ieder met hun eigen unieke kwaliteiten en meerwaarde. Je hebt iemand nodig die de kar trekt, iemand die duidelijke regels opstelt, iemand die voortgang bewaakt, et cetera. Kortom: juist een zorgvuldige mix van personen zorgt voor een optimaal resultaat.

Zorg ervoor dat medewerkers genoeg informatiebronnen krijgen zodat ze ook daadwerkelijk kunnen starten om als zelfsturend team te opereren. Dat kun je doen door bijvoorbeeld het organiseren van incompany trainingen op het gebied van teamontwikkeling. Daardoor ontstaan ijzersterke teams die precies weten wat de kwaliteiten, valkuilen en allergieën zijn van collega's.

Een nieuw zelfsturend team komt vaak nog wat opstart problemen tegen. Het blijkt in de praktijk vaak wennen om deze manier van werken toe te passen. Dat heeft tijd en begeleiding nodig. Bij de overgang naar een zelfsturend team kan het daarom helpen om de oorspronkelijke manager in eerste instantie te vervangen door een coach.

Van een team dat al langer werkzaam is mag je verwachten dat ze minder coaching nodig hebben. Maar voor een net opgestart team kan het helpen om een coach als klankbord te gebruiken.

Als jullie de stap willen zetten naar het inzetten van zelfsturend teams is het belangrijk dat dit met de juiste voorbereiding en begeleiding gebeurd. Want op die manier werk je aan teams die klaar zijn voor de transformatie die komen gaat.

Een effectieve manier om zo'n sterk team neer te zetten is door samen incompany trainingen te volgen. Denk eens aan incompany trainingen op het gebied van kernkwadranten, feedback geven of succesvol veranderen. In deze trainingen krijgen teamleden de theoretische bagage én kunnen ze nieuwe kennis en kunde direct in de praktijk brengen.

Willen jullie hier meer over weten? Neem dan gerust eens contact met ons op. Met meer dan 50 verschillende incompany trainingen hebben we altijd een passende training om bij te dragen aan de ontwikkeling van een team.