Als organisatie de samenwerking verbeteren tussen afdelingen: 7 tips

‘Deze folder geeft geen goede productbeschrijving. De afdeling marketing heeft het niet begrepen!’ – de afdeling productontwikkeling

‘Dit begrijpt toch niemand. Waarom kan de afdeling productontwikkeling geen gewone mensentaal gebruiken?’ – de afdeling marketing

Helaas, maar waar: de samenwerking tussen verschillende afdelingen loopt niet altijd op rolletjes. Medewerkers weten bijvoorbeeld niet wie wat doet en waar ze met vragen terecht kunnen. Dat is zonde. Wanneer afdelingen langs elkaar heen werken en problemen op elkaar afschuiven, zal de kwaliteit en productiviteit van het werk dalen.

Als chef, HR-medewerker of manager is het zeker de moeite waard om te investeren in een goede samenwerking tussen afdelingen. Hieronder beschrijven we eerst waarom deze investering zijn vruchten zal afwerpen. Daarna noemen we zeven tips om als organisatie de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren.

Stel dat je als verzekeringsmaatschappij besluit om de reisverzekeringen aan te passen: klanten krijgen meer vrijheid in de samenstelling van hun pakket. Het productteam werkt het uit en het ICT-team zorgt dat het nieuwe product op de website staat. De marketingmedewerkers communiceren vervolgens de veranderingen aan potentiële klanten en de klantenservice staat de klanten met vragen te woord. Het lijkt zo simpel, maar er kan een hoop misgaan:

• Het productteam besluit last-minute nog wat aan te passen. Hierna wordt marketing ingelicht, maar die zegt dat de nieuwe folders al bij de drukker liggen – de afdelingen hebben elkaar niet op de hoogte gesteld, waardoor de kosten oplopen.
• De medewerkers van de klantenservice hebben het marketingmateriaal gekregen zodat ze vragen van klanten kunnen beantwoorden. De details of achtergrond van de plannen weten ze echter niet, waardoor ze niet elke klant naar tevredenheid kunnen helpen.

Kortom, de samenwerking in jouw team kan dan wel top-notch zijn, maar zolang er geen goede samenwerking tussen afdelingen is, kunnen de teamresultaten in het niet vallen. Wanneer je als organisatie de samenwerking verbetert tussen afdelingen zal dit resulteren in:

• Verhoogde efficiëntie, omdat iedereen weet wat hij of zij moet doen, wat de taak is van anderen en wat de deadlines zijn.
• Meer werkplezier, omdat medewerkers soepel hun werk kunnen doen, zich verbonden voelen met collega’s en een gezamenlijk doel voor ogen hebben.
• Een hogere productiviteit, omdat er zoals hierboven beschreven sneller en efficiënter wordt gewerkt en medewerkers meer plezier in hun werk ervaren.
• Stijging van de kwaliteit, omdat er een feilloze uitwisseling is van informatie, verbeterpunten worden gecommuniceerd en besluiten worden afgestemd.
• Toename van klanttevredenheid, omdat de productkwaliteit hoog is en de klantenservice goed ingelicht.

Er zijn verschillende manieren om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren. We noemen er zeven.

Zonder samenwerken is het lastig om als organisatie succesvol te zijn. Daarom is het belangrijk om te investeren in een goede samenwerking tussen afdelingen. Hieronder onze tips:

Om de samenwerking tussen afdeling te verbeteren, dient iedereen in de organisatie dezelfde missie en doelstelling voor ogen te hebben. Formuleer daarom concrete doelen waar iedereen zich in kan vinden, bijvoorbeeld het verhogen van de klanttevredenheid. Op die manier voelen alle medewerkers zich onderdeel van een groter geheel en dat verhoogt de onderlinge betrokkenheid en het werkplezier.

Wanneer collega’s van verschillende afdelingen elkaar beter leren kennen, zal de band worden versterkt. Ook is dan beter bekend wie wat doet en wie welke talenten en vaardigheden bezit. Als organisatie kan je bijvoorbeeld af en toe een activiteit organiseren zoals een kerstborrel, een sportmiddag of een training. Ook kun je medewerkers van verschillende afdelingen vaker samenbrengen tijdens (project)vergaderingen. Op die manier ontstaat er geen eilandvorming, maar worden kennis en inzichten juist gedeeld.

Wanneer afdelingen doelgericht en eerlijk met elkaar communiceren, zal de samenwerking succesvoller verlopen. Het is belangrijk dat de teamleden van verschillende afdelingen hun verwachtingen uitspreken, open staan voor dialoog en effectief naar elkaar luisteren. Ook is het essentieel dat ze laten weten wat ze nodig hebben voor het uitvoeren van een bepaalde taak en dat ze aangeven hoe lang ze met iets bezig zijn.

Op elke afdeling worden wel vaktermen gebruikt die andere teams niet of minder goed kennen. Tijdens de samenwerking met een collega van een andere afdeling kan jargon daarom voor onduidelijkheid  zorgen. Bovendien kan een collega zich dan minder betrokken voelen bij het project. Het vermijden van vaktermen is dan ook aan te raden.

Feedback geven en ontvangen kan de samenwerking tussen afdelingen verbeteren en de band tussen de verschillende medewerkers versterken. Door te benoemen wat de volgende keer anders kan, worden misverstanden uit de weg geruimd en kunnen afdelingen zich beter op elkaar afstemmen. Het geven van complimenten mag daarbij niet ontbreken. Het is belangrijk om ook je waardering uit te spreken voor de werkzaamheden van de andere afdelingen, dat doet iedereen goed.

Een slimme kantoorindeling kan het contact en de samenwerking tussen verschillende afdelingen bevorderen. Hanteer bijvoorbeeld een opendeurbeleid, zodat medewerkers van verschillende afdelingen sneller bij elkaar binnenlopen. Zorg ook voor gezamenlijke ruimtes waar medewerkers kunnen ontspannen, zodat collega's elkaar sneller tegen het lijf lopen.

De samenwerking verbeteren tussen afdelingen gaat niet altijd vanzelf. Daarom kan het nuttig zijn om een training te volgen, bijvoorbeeld voor het verbeteren van de communicatie of het vergroten van de verbondenheid tussen collega’s. Wij van Incompany Trainer bieden verschillende soorten trainingen aan om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren. Nieuwsgierig?

Incompany Trainer is de #1 aanbieder van incompany trainingen in heel Nederland. Onze gespecialiseerde trainers komen bij je langs op kantoor met een training die op jouw leerwensen is afgestemd. Op die manier is de training concreet, relevant en de ontwikkeling van je medewerkers het grootst.

Ben je geïnteresseerd in een incompany training voor jouw organisatie? Bekijk dan ons uitgebreide trainingsaanbod. Wanneer je liever eerst even met ons wilt overleggen, neem dan contact met ons op. Samen kijken we graag naar een geschikte training voor jouw organisatie.