Goed en efficiënt vergaderen: hoe doe je dat?

Volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek vergaderen Nederlanders gemiddeld 6,5 uur per week. Voor veel teamleiders en managers is vergaderen dan ook aan de orde van de dag. Toch lopen de vergadersessies misschien niet altijd op rolletjes. Een ingedutte collega, een appende notulist, een slecht voorbereide agenda, een kapotte beamer of een overijverig airco kunnen allemaal roet in het eten gooien. Goed vergaderen is nu eenmaal een kunst.

Het goede nieuws: iedereen kan de vergaderkunst onder de knie krijgen en dat levert veel op. Een goede en efficiënte vergadering versterkt het teamgevoel, schept duidelijkheid en verhoogt daarmee het werkplezier en de productiviteit.

Maar wat moet je doen om een vergadering vlekkeloos te laten verlopen en wat dien je absoluut te vermijden? Hieronder delen we de do's-and-don'ts van goed vergaderen, zodat toekomstige vergaderingen op rolletjes lopen.

De volgende zaken kan je beter achterwege laten wanneer je een gezonde vergadercultuur wilt creëren.

Plan niet voor elk wissewasje een vergadering in. Dit kost vooral veel tijd en energie en het kan ervoor zorgen dat vergaderingen minder serieus worden genomen. Bedenk van tevoren of een vergadering echt nodig is. Soms volstaat het om een collega een mailtje te sturen of om hem of haar aan te spreken bij het koffiezetapparaat.

Het is zelden noodzakelijk dat de hele afdeling aanwezig is. Een vergadering met een (kleine) groep mensen die een bedrage kan leveren aan het overleg verloopt doorgaans efficiënter.

Goed vergaderen lukt vaak niet met een telefoon in de hand. Misschien voelt het efficiënt om tijdens het overleg ook even je mail te checken, maar het leidt alleen maar af. Bovendien is het voor diegene die aan het woord is erg frustrerend om alleen collega’s te zien die naar een scherm staren.

Het klinkt zo leuk: de vergadering combineren met een biertje. Dit komt zeker ten goede aan de gezelligheid, maar helaas niet aan de efficiëntie. Wanneer de vergadering vrijdagmiddag is, kan natuurlijk wel worden afgesloten met een vrijdagmiddagborrel. Dat vormt meteen een goede motivatie om knopen door te hakken.

Dan nu de do’s die je direct kunt toepassen om goed te vergaderen.

Het klinkt cliché, maar het is wel waar: een goede voorbereiding is het halve werk. Bedenk van tevoren het doel van de vergadering: wil je bijvoorbeeld knopen doorhakken, een intern probleem oplossen, ideeën verzamelen of juist een al genomen besluit evalueren? Denk er ook over na welke teamleden je wilt uitnodigen en waar je de vergadering wilt laten plaatsvinden.

Stel vervolgens een (niet te lange) agenda op en stuur deze naar alle aanwezigen. De deelnemers hebben dan de tijd om zich voor te bereiden en kunnen eventueel nog input leveren.

Een ruime, lichte en goed geventileerde vergaderruimte is erg belangrijk voor een goede en efficiënte vergadering. Ook kan het inspirerend zijn om af en toe op een externe locatie te vergaderen. Dit kan mooi worden gecombineerd met een teambuildingactiviteit.

Wacht niet op laatkomers maar begin op de afgesproken tijd. Aan het begin van de vergadering hoef je niet meteen in de inhoud te duiken. Open de vergadering bijvoorbeeld met een compliment, een nieuwtje of een bedrijfssucces. Zo betrek je de deelnemers meteen bij de sessie en creëer je een motiverende, positieve vergadersfeer.

Ga ook niet langer door dan afgesproken, zodat niemand de concentratie verliest of in de knel komt met andere afspraken. Probeer in totaal niet langer dan een uur tot anderhalf uur te vergaderen. Is er meer tijd nodig? Plan dan voldoende pauzes in om naar het toilet te gaan of om de benen te strekken.

Een voorzitter en een notulist zijn essentieel om goed te vergaderen. De voorzitter houdt onder andere de agenda en de tijd in de gaten, geeft korte samenvattingen tussendoor, ziet erop toe dat mensen aan het woord komen en zorgt ervoor dat uit elk agendapunt een idee, actiepunt of besluit voortvloeit. De notulist noteert alles kort en bondig in bijvoorbeeld Google Docs. Dan hebben alle teamleden direct toegang tot de informatie.

Wanneer er sprake is van een proactief gesprek in plaats van eenrichtingsverkeer, stijgt de betrokkenheid, de aandacht en het energieniveau. Je creëert interactie door de deelnemers bijvoorbeeld bij het opstellen van de agenda te betrekken of door ze naar hun ideeën of hun mening te vragen.

Vergaderen heeft weinig zin wanneer de actiepunten en besluiten niet worden opgevolgd. Koppel steeds een teamlid aan een actiepunt, zodat er niets blijft liggen. Om er zeker van te zijn dat alles helder is, kan de voorzitter aan het eind van de sessie aan de teamleden vragen of alles duidelijk is en of iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

Bovenstaande do's-and-don'ts kunnen je helpen om goed te vergaderen. Wil je nog een stapje verder gaan en jouw hele team kennis laten maken met een effectieve en efficiënte vergadercultuur? Boek dan een training waarin jij en je collega’s leren om goed te vergaderen.

Wil je een training boeken over goed vergaderen? Dan ben je bij Incompany Trainer aan het juiste adres. Wij zijn de #1 aanbieder van incompany trainingen in heel Nederland. Onze gespecialiseerde trainers komen bij je langs op kantoor voor een training op maat.

Tijdens de training Vergaderen…maar dan goed reflecteert het team eerst op de huidige manier van vergaderen. Teamleden beschrijven het gemiddelde verloop van de vergadering en vertellen ook waar ze blij mee zijn of wat minder goed loopt. Daarna leert het team hoe het efficiënt en goed kan vergaderen. Er wordt onder meer aandacht besteed aan besluitvorming en aan het opstellen van een agenda en vergaderprotocollen. De precieze invulling van de incompany training stemt de trainer af op jullie werksituatie en wensen.

Heb je interesse in de training Vergaderen… maar dan goed? Neem dan contact met ons op. Samen denken we graag met je mee over een leerzame training voor jouw team.